Willi Reinicke
Dieser Beitrag betrachtet die Problematik der Soft- und HardwareAuswahl und alle damit zusammenhängenden Probleme aus der Sicht einer betrieblichen Einrichtung, in der Aufgaben der Bibliothek und der Information gleichermaßen erfüllt werden müssen (z. B. in Ämtern, industriellen Einrichtungen, Forschungseinrichtungen). Aus der Sicht einer öffentlichen Bibliothek beispielsweise kann sich das eine oder andere Problem etwas anders darstellen. Der Beitrag soll Auswahlkriterien und zu beachtende Randbedingungen benennen.
Die Auswahl eines Programmsystems für einen bestimmten Aufgabenbereich ist eine komplexe Entscheidung. Auf der einen Seite stehen die Aufgaben, die mit Hilfe der EDV automatisiert abgewickelt werden sollen, auf der anderen Seite das große Angebot an Hard- und Software. Dieses ist einer rasanten Entwicklung unterworfen.
Auf der Hardwareseite kann man den technischen Stand folgendermaßen umreißen:
- Prozessoren mit einer Verarbeitungsbreite von 16 oder 32 bit bestimmen die Szene,
- Hauptspeicherkapazitäten von 4 MByte sind inzwischen Standard, für anspruchsvolle Programme stehen Hauptspeicherkapazitäten von 8 bis 32 Mbyte zur Verfügung (über 4 Mbyte oft durch eine nachträgliche Hauptspeichererweiterung, die Preisfrage ist hier zu berücksichtigen) ,
- Geräte mit Festplattenspeicherkapazitäten von 300 MByte aufwärts bis in den GByte-Bereich (im GByte-Bereich z. B. als Server in Netzen) sind im Handel,
- CD-ROMs sind auf einem raschen Vormarsch und als Speichermedium (Software und Datenbasen werden in einem immer größeren Umfang auf CD-ROM angeboten) inzwischen unverzichtbar,
- die PC-Technik öffnet sich für
multimediale Anwendungen (Sound, Animationen, Videos).
Softwaremäßig läßt sich die Entwicklung allgemein so charakterisieren:
- Bei den Betriebssystemen wird der Zeitabstand des Auftretens neuer Betriebssystemversionen immer geringer,
- das WINDOWS-Betriebssystem und das Betriebssystem OS/2 drängen auf den Markt (das Betriebssystem OS/2 nach langem Anlauf),
- UNIX wird vor allem dort benutzt, wo es auf einen Multiuser-Betrieb ankommt,
- das Betriebssystem MS-DOS ist trotzdem noch am weitesten verbereitet (z. B. bei der CD-ROM-Anwendung in Deutschland, Österreich und der Schweiz 89 %, in den USA 73 %), in Bezug auf die Funktionalität und Bedienung der Programmsysteme,
- der Vormarsch der Systeme mit graphischen Bedienoberflächen,
- das Angebot multimedialer Software,
- die Netzwerkfähigkeit der Software,
- die Zunahme der Funktionalität: Bei der Software für den Bibliotheks- und Informationsbereich läßt sich diese Tendenz sehr gut beobachten. Anfangs war die Situation von Programmen, die einzeln auf die Informations- und Dokumentationstätigkeit oder das Bibliothekswesen zugeschnitten waren, geprägt. Heutzutage sind neben den Programmen für Einzelprobleme zunehmend Programme mit einem komplexen Funktionsangebot für beide Bereiche zu verzeichnen, mit denen es z. B. möglich ist, den gesamten Geschäftsgang einer Bibliothek einschließlich der Aufgaben der Informationsversorgung abzudecken.
- Auf dem Gebiet der sogenannten Standardsoftware und auch bei der Spezialsoftware werden immer mehr Produkte angeboten. Neue Produkte reten auf, vorhandene Produkte werden weiterentwickelt.
Das Softwareangebot auf dem hier
zur Diskussion stehenden Gebiet ist beim Berliner Arbeitskreis
für Information in einer Datenbank "SOFTWA" mit der in
solchen Fällen möglichen Vollständigkeit erfaßt. Diese
Datenbank umfaßt z. Z. 844 Produkte und gibt wertungsfrei
Informationen zu den Produzenten/ Anbietern, den technischen
Einsatzbedingungen, den Funktionen und Leistungen, Einsatzfällen
und sonstigen Parametern. Sie steht für Auskünfte über Frau
Pott zur Verfügung.
Die Datenbank beinhaltet folgende Programmarten:
- Bürosyteme,
- Datenbanksysteme für optische Speichermedien (CD-ROM),
- Dokumentenlieferung,
- Scannen,Texterkennen,
- Enduser-/Bibliographie-/Persönliche Informationssysteme,
- Wörterbuch-/Thesaurussysteme,
- Expertensysteme,
- Integrierte Bibliothekssysteme,
- Multimediasysteme,
- Datenkommunikation/Online-Recherchen,
- Technische Dokumentation,
- Standardsoftware,
- Literaturdokumentation,
- Bibliothekarische Einzelfunktionen,
- Dokumentarische Einzelfunktionen,
- Archivfunktionen.
Die Entwicklung im Informations-
und Bibliothekswesen wird wesentlich durch die rasante
Entwicklung auf dem Gebiete der Kommunikationstechnologien
bestimmt. Entwicklungen wie "data highway" beeinflussen
die Informations- und Bibliotheksszene beträchtlich. Über
internationale Datennetze hat der Informationssuchende,
z. B. über das Internet, Zugriff zu Bibliothekskatalogen
(OPAC) oder zu Datenbanken von kommerziellen Anbietern. Dadurch
hat der Nutzer Zugang zu solchen großen Ressourcen wie der
British Library, der Library of Congress, großen
Universitätsbibliotheken und anderen leistungsfähigen
Einrichtungen. Die Herkunft der Informationen ist in der Regel
für den Nutzer sekundär, für ihn ist es wichtig, die
benötigten Informationen zu erhalten, egal, ob sie einer
Bibliothek entstammen oder einem Bereich, den man der
"Information und Dokumentation" zurechnet.
Wenn es um die Einführung der rechnergestützten Arbeit in Prozessen der Information und Dokumentation und in der Bibliothek geht, dann besteht die Aufgabe, die geeignete Hard- und Software, auch unter zukunftssicheren Aspekten, auszuwählen.
Wie soll nun vorgegangen werden, welche Kriterien sollen für den Softwareeinsatz zugrundegelegt werden?
Welche Anforderungen stellt allgemein ein Nutzer aus der Sicht des Zusammenwirkens von Bibliothek und Information?
- Er möchte in der Regel möglichst viele Arbeitsgänge rechnergestützt abarbeiten und dabei die einmal gespeicherten Informationen optimal nutzen.
- Er möchte eigene (interne) Informationen speichern, recherchieren und verarbeiten können.
- (Im Bedarfsfall muß auch eine Zulieferung zu Datenbasen von Hosts möglich sein).
- Er möchte fremde Informationen (unter Wahrung des Urheberrechtes selbstverständlich) aus über Hosts angebotenen Datenbasen, von CD-ROM oder aus dem Internet für seine Aufgaben auf der lokalen Ebene speichern, recherchieren und weiterverarbeiten können. (Diese Dateien werden allgemein als ASCII-Files angeboten).
- Er möchte die Gewähr haben,
daß gültige Normen für die bibliographische Beschreibung und
die inhaltliche Erschließung oder für den Datenaustausch
eingehalten werden, so daß aus der rechnergestützten
Verarbeitung stammende Informationen normgerecht (z. B. DIN
1502, 1505 ) in Leistungen wie Bibliographien,
Literaturverzeichnissen usw. eingehen.
Anhand welcher Kriterien sollte der potentielle Anwender, gemessen an seinem Arbeitsprozeß, sein Programmsystem auswählen? Es soll noch einmal darauf verwiesen werden, daß auch diese Kriterien aus der Ganzheitsbetrachtung von Bibliotheks- und Informationswesen zu sehen sind. Bei dem Auswahlprozeß sollten die folgenden Komplexe berücksichtigt werden:
- Funktionen und Leistungen,
- Systemaufbau,
- technische Voraussetzungen,
- Bedienung, Nutzerfreundlichkeit,
- Kundenservice,
- Preis,
- Referenzen.
Die einzelnen Komplexe sollen
etwas näher betrachtet werden.
Die Forderung, die Arbeitsgänge in der Bibliotheks- und Informationsarbeit möglichst komplex zu unterstützen, bedingt die Ankopplung an diese Arbeitsgänge. Charakteristische Arbeitsgänge in dieser technologischen Kette sind:
- die Ermittlung der relevanten Informationsquellen zur Beschaffung (aus dem Vorankündigungsdienst, aus Angebotslisten der Verlage, aus Bibliograpien (in gedruckter Form, als Disketten- oder CD-ROM-Dienst) und Auslösung des Bestellvorganges (durch Kauf, Tausch),
- bei dem Eingang der Quelle Einarbeitung, d. h. bibliographische Beschreibung und inhaltliche Erschließung, Speicherung,
- Ausleihe: Ausleihverbuchung und -mahnung,
- Austausch mit anderen Systemen und Einrichtungen,
- Suche und Aufbereitung
relevanter Informationen (Bibliographie, SDI, Recherchen sollen
hier genannt werden).
Darüber hinaus sind noch zusätzliche Fragen von Interesse. Wie unterstützt ein System den Aufbau und die Pflege von Dokumentationssprachen? Wie unterstützt ein Programmsystem insgesamt diese Prozesse? Wie sind die Verarbeitungsgeschwindigkeiten bei diesen Prozessen?
Output und Input eines Programmsystems sind maßgebliche Faktoren für die Nutzung eines Programmsystems.
Bezüglich des Outputs sind von Interesse:
- Möglichkeit der DIN- bzw. RAK-gerechten Literaturaufbereitung,
- Unterstützung auch noch vorhandener manueller Arbeitsweisen, z. B. durch die Möglichkeit der Bibliographie-, Listen- und Titelkartenausgabe,
- Recherchemöglichkeiten: feldbezogene Suche und Volltextrecherche (u. a. mit Trunkierung der Suchbegriffe),
- Einblendung von Wort- bzw. Indexlisten (beispielsweise aus Dokumentationssprachen oder auch selbst generierte) bei der Suche,
- Suchmethodik: sequentielle und Indexsuche, daraus resultierende Recherchegeschwindigkeit,
- Möglichkeit der Speicherung von Suchfragen bzw. Suchprofilen, um solche Leistungen wie z. B. SDI erzeugen zu können,
- Zusammenarbeit mit anderen Systemen, d. h. Übergabe von Nachweisen an andere Systeme, Datenaustausch und Datentransfer (inhaltliche Transformation und rechentechnische Anpassung),
- Möglichkeit der leichten Generierung eigener Aufbereitungsformen,
- Möglichkeit der layoutmäßigen
Weiterverarbeitung durch Textverarbeitungs- bzw. DTP-Programme
(z. B. Winword. AmiPro, Pagemaker).
Bezogen auf den Input sollten die folgenden Kriterien erfüllt werden:
- Möglichkeit der einfachen Generierung eigener Eingabeformate und Eingabemasken,
- quantitative Grenzen in den Eingabeformaten,
- entsprechend dem Bedarf Eingabemöglichkeit von Literaturinformationen, Fakteninformationen, Volltexten (auch mit graphischen Informationen),
- verwendbare Eingabedatenträger,
- einfache Korrekturmöglichkeiten,
- Möglichkeit der Dublettenkontrolle bei der Eingabe,
- Einblendung von Wort- bzw. Indexlisten in die Erfassung,
- syntaktische und semantische Prüfungen bei der Eingabe,
- Zusammenarbeit mit anderen
Systemen, d. h. Übernahme von Nachweisen aus anderen
Systemen.
Auf dem Markt werden Programmsysteme angeboten, die die gesamte Arbeitsbreite in der Information und Bibliothek abdecken (natürlich auch mit dem entsprechenden Preis: Preise von über 10 000 DM sind dabei möglich). Größere Einrichtungen streben oft nach solchen Lösungen. Kleinere Einrichtungen ohne diese Aufgabenbreite geben sich mit einfacheren, nicht so komplexen Lösungen zufrieden, die an ihr Aufgabenspektrum angepaßt sind.
Ideal für beide Einsatzfälle sind Programmsysteme mit einem modularen Aufbau, bei denen es möglich ist, auch einzelne Systemkomponenten zu erwerben (natürlich dann auch mit einer angepaßten Preisgestaltung) und auch separat zu betreiben.
Mit der Softwareauswahl sind immer die Entscheidungen verbunden
- über das zu benutzende Betriebssystem,
- zwischen der Nutzung von auf dem
Markt angebotener Standardsoftware oder der Schaffung einer
eigenen Lösung.
Da Datenverarbeitungsprojekte für die Information und für die Bibliothek im unternehmerischen Rahmen nicht als isolierte Lösungen bestehen, sondern in das Organisationsregime des Unternehmens eingegliedert sind, wird die Betriebssystementscheidung dem Anwender oft durch eine im betrieblichen Rahmen gefällte Entscheidung abgenommen. Ist das nicht der Fall, sollte der potentielle Anwender bei der Betriebssystemwahl folgende Aspekte berücksichtigen:
- DOS und das Windows-Betriebssystem stellen durch die annoncierte Programmkompatibilität und die Vielfalt verfügbarer Anwenderprogramme, auch unter dem Aspekt der Netzwerkarbeit, risikolose Lösungen dar.
- Wo unter Multiuserbedingungen auch mit anderen Systemen zusammengearbeitet werden soll, ist das UNIX-System in die Diskussion einzubeziehen.
- Zum Betriebssystem OS/2 liegen
beim Autor keine Erfahrungen vor.
Die Mindesthardwareanforderungen werden von den Programmsystemanbietern genannt. Sie sind mit der zur Verfügung stehenden Techik zu vergleichen, und dann ist die notwendige Entscheidung zu fällen. Ein besonderes Augenmerk sollte der Graphikkarte und dem Monitor gewidmet werden, insbesondere wenn es um die Speicherung von Volltexten geht.
Bei der Entscheidung über die Nutzung einer auf dem Markt von professionellen Anbietern erstellten Lösung oder der Schaffung einer eigenen Lösung sind zwei Faktoren zu berücksichtigen:
- die notwendige EDV-mäßige Qualifikation, gekoppelt mit soliden Kenntnissen im Bibliotheks- und Informationswesen, als Voraussetzung für die Schaffung einer eigenen Lösung,
- eigene Lösungen sind meist
isolierte Lösungen und führen oft bei den Fragen eines
Informationsaustausches und der Einhaltung der Standards zu
Problemen.
Zur Beurteilung der Bedien- und Nutzerfreundlichkeit sollten folgende Gesichtspunkte beachtet werden:
- Einfache Systeminstallation,
- Art und Übersichtlichkeit der Bedienoberfläche,
- Umgang mit dem System, Benutzerführung, Bedienkomplexität (Komplexität der zur Erreichung eines Zieles notwendigen Bedienhandlungen), Selbsterklärungsfähigkeit, Verläßlichkeit, Eindeutigkeit und Transparenz der Dialogführung, Aufwand bei Fehlerkorrekturen, Möglichkeit des Rückgängigmachens von Aktionen, Systemkonsistenz, Übersichtlichkeit und Einheitlichkeit beim Bildschirmaufbau,
- Unterstützung des Nutzers bei Fehlern,
- Gestaltung des Anfangsmenüs, Programmeinstieg,
- Gestaltung der "Hilfe"-Funktionen,
- Aufgabenangemessenheit, d. h. wie unterstützt das System den Anwender bei der Aufgabenbearbeitung, ohne ihn mit Systemkenntnissen zu überfordern,
- Lernunterstützung,
- Komfort bei der Datenerfassung und Datenkorrektur,
- Qualität der Dokumentation bzw.
des Handbuches, insbesondere zur Fehlerbehandlung.
Zur Beurteilung des Kundenservice können folgende Kriterien herangezogen werden:
- Unterstützung des Lieferanten bei der Sicherstellung der Funktionen,
- Konditionen bei Updates,
- Durchführung von Schulungen (gehören diese zum Leistungsumfang oder sind diese zu bezahlen),
- Serviceleistungen, z. B. Reaktion bei auftretenden Fehlern,
- Lieferbedingungen.
Das Preis-/Leistungsverhältnis
kann nur durch den Vergleich zwischen den einzelnen potentiellen
Produkten ermittelt werden. Preisempfehlungen für bestimmte
Funktions-/Leistungsumfänge sollen und können an dieser Stelle
nicht gemacht werden. Es sei aber auf die Datenbank beim Berliner
Arbeitskreis für Information verwiesen.
Wie zuverlässig ist der
Lieferant? Welche Referenzen gibt es für das Softwaresystem?
Welche Aussagefähigkeit haben die Referenzen? Die Frage der
Referenzen ist deshalb wichtig, weil mit einer Vielzahl von
Anwendungspartnern auch die Gewähr für eine gewisse
Leistungsfähigkeit des Systems gegeben ist und für
Problemfälle Konsultationspartner vorhanden sind.
Anschrift des Verfassers:
Dr. Willi Reinicke
PROGRIS GmbH Berlin
Löcknitzstr. 45
12587 Berlin
Tel. (030) 82 55 049