Eine eigene Access-Datenbank erstellen

Wenn Sie Ihr Datenbank-Programm (in diesem Fall Microsoft Access) gestartet haben, können Sie entweder eine bereits vorhandene Datenbank öffnen und weiterbearbeiten oder eine neue Datenbank erstellen.
Eine neue Datenbank erstellen Sie, indem Sie im Menü 'Datei / Neue Datenbank anlegen...' wählen. Sie haben jetzt die Möglichkeit, unter schon bereitgestellten Vorlagen auszuwählen (Registerkarte 'Datenbanken') oder Ihre Datenbank völlig selbständig zusammenzustellen (Registerkarte 'Leere Datenbank').

Die grundlegende Tabelle erstellen

In beiden Fällen erfolgt als nächster Schritt die Zusammenstellung Ihrer grundlegenden Tabelle:

Dazu müssen Sie sich überlegen, welche Einzelinformationen / Daten(satz)felder Sie zu einem Datensatz zusammenstellen wollen.

Beispiel: Sie wollen eine Lernsoftware-Datenbank erstellen. Am Anfang müssen Sie sich überlegen, welche Datenfelder Sie für einen Datensatz benötigen. Dann können Sie den Entwurf der Datenbank vornehmen. Sie könnten sich z.B. dafür entscheiden, daß ein Datensatz aus den Datenfeldern Titel, Hersteller/Verlag, Medium, Preis, Fach, Klassenstufe, Inhaltsbeschreibung, Erscheinungsjahr, Bewertung bestehen soll.

Nur die Datenfelder, die Sie anfangs zusammenstellen, können Sie später auch für Eintragungen und Abfragen nutzen. Es lohnt sich also, zunächst genauer darüber nachzudenken, welche Informationen Sie sammeln wollen.
Eine Alternative besteht manchmal darin, dass Sie eine bereits bestehende Datenbanktabelle importieren (in Ihr Datenbanksystem übernehmen) und dann weiter verwenden.
Diese grundlegenden Datenfelder eines Datensatzes bilden die Spalten Ihrer Tabelle, in die Sie jetzt neue Datensätze eintragen können.

Grundsätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre gesammelten Datensätze in der Tabellenansicht zu bearbeiten:

oder in der Formularansicht. Die Formularansicht entspricht sozusagen einer einzelnen Karteikarte:

Eine Formularansicht erstellen

Sie können sich eine Formularansicht auf der Grundlage der entsprechenden Tabelle selbst erstellen.
Dazu wählen Sie die Registerkarte 'Formular' und klicken den Knopf 'Neu' an:

Mit Hilfe des Formular-Assistenten können Sie nun ein entsprechendes Formular erstellen:
Sie wählen zunächst die Tabelle aus, die Ihrer Formularansicht zugrundeliegen soll.
Dann können Sie auswählen, welche Felder dieser Tabelle in Ihrer Formularansicht sichtbar sein sollen.
Die weiteren Schritte betreffen vor allem das Layout. Wenn Sie Ihr Formular fertiggestellt und ihm einen sinnvollen Namen gegeben haben, können Sie es ebenso zur Dateneingabe nutzen wie die zugrundeliegende Tabelle.

Eine Abfrage starten

Bisher haben Sie die Datenbank nur genutzt, um Daten zu sammeln. Das besondere an einer Datenbank ist jedoch, daß Sie Ihre gesammelten Daten gezielt durchsuchen und abfragen können.
Beispiel: Sie möchten aus Ihrer Lernsoftware-Datenbank alle CD-Roms für den Deutschunterricht in der Grundschule heraussuchen.
Mit der Registerkarte 'Abfrage' / 'Neu' entwerfen Sie eine Abfrage.

Achtung: Falls Sie schon andere Abfragen gemacht haben, dürfen diese nicht markiert sein.
Wählen Sie jetzt die Entwurfsansicht und geben Sie die Felder ein, die in Ihrer neuen Abfragetabelle auftauchen sollen.
Geben Sie nun die Abfragekriterien ein:

In unserem Beispiel müßten Sie im Feld 'Fach' als Kriterium *deutsch* eingeben und im Feld 'Klassenstufe' als Kriterium *grundschul*. Da Sie wollen, daß beide Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind (UND-Abfrage), müssen Sie sie in eine Zeile schreiben. Wenn Ihnen eine der beiden Bedingungen reicht, Sie also einerseits nach CD-Roms für die Grundschule und außerdem noch nach solchen für den Deutschunterricht suchen, schreiben Sie das eine Kriterium in die Zeile darunter (ODER-Abfrage). Anschließend können Sie die Abfrage ausführen.

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