Vorführen der gestalteten Präsentation

Mit PowerPoint kann eine Sammlung von Folien über den Bildschirm eines PC dem Betrachter präsentiert werden. Mit entsprechender Technik (LCD-Display oder Beamer) kann das auch für ein größeres Publikum geschehen. Die Folien nehmen bei einer Bildschirmpräsentation den gesamten Bildschirm des PC ein. Der Aufruf der einzelnen Folien geschieht per Mausklick oder über die Tastatur durch Eigabe von "n" oder "v" für nächste oder vorhergehende Folie.
Der Vorzug solch einer automatisch ablaufenden oder "per Hand" gesteuerten Präsentation besteht u. a. darin, dass Spezialeffekte (z.B. Animationen und Klänge) genutzt werden können, Abläufe simuliert werden können, ein einfacher "Aufbau" der Gesamtfolie möglich ist sowie visuelle und auditive Kanäle des Betrachters angesprochen werden.

Einige Gestaltungselemente einer Bildschirmpräsentation sollen im folgenden demonstriert werden.

Folienaufruf und -übergänge

Der übliche Aufruf der Folien innerhalb einer Präsentation über Mausklick kann durch einige Effekte interessanter gemacht werden.
Schalten Sie in die Folienansicht und wählen Sie EXTRAS - FOLIENÜBERGANG. Die Folienübergänge können Sie mit EFFEKTEN in einer bestimmten Geschwindigkeit und mit KLANG gestalten. Probieren Sie aus, was die einzelnen Bezeichnungen unter EFFEKTE für Effekte auslösen und wählen Sie günstige aus. Überfrachten Sie die Präsentation nicht mit zu vielen unterschiedlichen Effekten, sondern setzen Sie diese vorwiegend für das Wecken von Aufmerksamkeit ein.
Die durchgeführten Schritte zum Folienaufruf müssen für jede Folie wiederholt werden

Sie können die Effekte testen, indem Sie die BILDSCHIRMPRÄSENTATION starten. Soll die Steuerung der Präsentation automatisch erfolgen, können sie die genauen Zeiten des Aufrufs der Folien festlegen. Wählen Sie dazu ANSICHT - BILDSCHIRMPRÄSENTATION - NÄCHSTE FOLIE und dort Neue Einblendezeiten testen. Wenn Sie mit VORFÜHREN bestätigen, wird im Kasten Probelauf die Zeit angezeigt, die die Folie zu sehen ist.

So können Sie durch Betätigen der Dreieck-Taste die Zeitdauer des Zeigens jeder Folie bestimmen. Rechts wird die Zeit der aktuell laufenden Folie gezeigt, links die für die Präsentation bisher vergangene Zeit.

Die vergebenen Zeiten werden Ihnen nach Beendigung des Probelaufes in der Foliensortieransicht unter den einzelnen Folien angezeigt. Änderungen sind immer möglich.

Text-Animation

Auch der Aufbau einer Folie selbst kann mit Effekten versehen werden. Zum Beispiel können Überschriften, einzelne Textbausteine oder Zeilen, aber auch Grafiken schrittweise aufgebaut werden, so dass der Zuschauer das Entstehen des gesamten Textes verfolgen kann.
Wählen Sie über EXTRAS - FOLIENTEXT AUFBAUEN oder mit der Symbolleiste ANIMATIONSEFFEKTE die entsprechenden Effekte aus.

Sie müssen dazu jeweils auf der Folie die zu gestaltende Stelle (Überschrift oder Textelement) markieren und dann die Effekte zuordnen.

Überprüfen können Sie die jeweiligen Effekte, indem Sie die Bildschirmpräsentation starten.

Weitere nützliche Funktion für die Arbeit mit der Bildschirmpräsentation

Arbeit in der Ansicht Foliensortierung

In der Ansicht Foliensortierung finden Sie die Folien in einer verkleinerten Ansicht dargestellt. Unter den Folien befinden sich Informationen über die Reihenfolge der Präsentation und die Zeitdauer der Darstellung in der Präsentation. Sie können sich auch die Effekte beim Folienübergang durch Anklicken des mit einem Pfeil versehenen Foliensymbols anzeigen lassen. Die Foliensortieransicht erlaubt sowohl die Kontrolle der sinnvollen Gestaltung der einzelnen Folien als auch das Sortieren der Folien mit Drag & Drop. Durch Doppelklicken auf eine Folie wird in die Folienansicht für diese Folie umgeschaltet.

Notizen während des Vortrages erstellen

Wenn Sie sich während der Präsentation - für die Zuschauer sichtbar - Notizen z. B. zu Anfragen machen möchten, dann ist wie folgt zu verfahren: Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus dem Menü den Befehl BESPRECHUNGSNOTIZEN. In dem Fenster Besprechungsnotizen können Sie einzelne Registerkarten wählen und Einträge vornehmen. Die Einträge in die Karte AUFGABEN werden automatisch auf einer Folie am Ende der Präsentation zusammengestellen.

Notizen zu den Folien erstellen

Für eine Präsentation ist es sehr hilfreich, wenn man sich zu den einzelnen Folien Notizen macht, um wichtige Sachverhalte nicht bei der Darstellung zu vergessen. Diese "Spickzettel" können ausgedruckt werden und enthalten neben den Notizen auch die Folie in verkleinerter Form und können so als "Kurz-Manuskript" für einen von Folien begleiteten Vortrag dienen.

Um diese Notizen zu erstellen, wechseln Sie in die Notizblattansicht über ANSICHT - NOTIZEN oder durch Anklicken des entsprechenden Symbols in der linken unteren Ecke.
Auf dem erscheinenden "Notizblatt" tragen Sie unten die Anmerkungen zur Folie, die in der oberen Hälfte angezeigt wird, ein.

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